Wenn ein Team von Projektmanagern zum ersten Mal zusammengebracht wird, wird fast immer darüber diskutiert, was die Pläne des Unternehmens in Bezug auf sein Geschäft sind. Eine Frage, die sich stellen kann, ist jedoch, was passiert, wenn die Diskussion zu spezifisch wird – insbesondere, wenn sich alle Teilnehmer des Meetings darüber einig sind, was sie im Geschäft sehen möchten.
Einer der ersten Schritte bei der Planung und Durchführung von Projekten ist die Festlegung von Projektzielen.
Diese Ziele können recht weit gefasst sein, aber es ist wichtig zu beachten, dass diese nicht unbedingt in Stein gemeißelt sind. Sie können auf einem Geschäftsmodell basieren, das sehr spezifisch ist, oder sie können auf spezifischen Ergebnissen basieren, die innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens erzielt werden müssen.
Sobald die Ziele festgelegt sind, besteht der nächste Schritt darin, die Projektmanager zusammenzubringen, damit jeder sie ausführlich besprechen kann. Hier kommt das Konzept eines Projekt-Sitzungssaals ins Spiel.
Ein Projektvorstand ist ein Treffpunkt, der normalerweise für solche Diskussionen genutzt wird. Es befindet sich normalerweise an einem Ort, an dem jeder viel Platz zum Reden hat. In den meisten Fällen ist der Sitzungssaal nicht groß genug, um sich an einem Ort zu versammeln. Stattdessen wird es normalerweise in kleinere Räume aufgeteilt, in denen Personen an Tischen sitzen und einen gemeinsamen Bereich für ihre Diskussionen bilden.
Projekt-Board-Räume sind eine hervorragende Möglichkeit, um sicherzustellen, dass jeder etwas zu sagen hat. Der Hauptzweck dieser Treffen besteht darin, zu bestimmen, welche Ziele erreicht werden müssen und wie diese Ziele erreicht werden sollen.
Wie bei jeder anderen Art der Entscheidungsfindung in Unternehmen müssen Projektmanagemententscheidungen auf der Grundlage harter Fakten getroffen werden. Ohne harte Fakten ist es leicht, sich in eine Diskussion darüber abzulenken, in welche Richtung das Unternehmen geht – und das ist möglicherweise nicht die beste Idee. Indem alle diskutieren können, was das Unternehmen ihrer Meinung nach tun und wohin es gehen soll, kann das gesamte Projektteam auf eine Weise zusammenarbeiten, die zum gewünschten Erfolg des Unternehmens führt.
Obwohl ein Sitzungssaal wie der perfekte Ort für jede Art von Diskussion über das Projekt klingt, gibt es einige Situationen, die den Sitzungssaal für die Diskussion der Projektplanung ungeeignet machen. Eine davon ist, wenn Mitarbeiter die Uhr verlassen oder persönliche Ressourcen wie E-Mail oder Mobiltelefone verwenden müssen, um mit anderen außerhalb des Unternehmens zu kommunizieren.
Wenn Sie das Gefühl haben, in eine Situation zu geraten, in der der Sitzungssaal unangemessen ist, sollten Sie diesen bestimmten Aspekt Ihrer Projektplanung überdenken und die Diskussion außerhalb des Sitzungssaals – boardsoftware’s guide durchführen, anstatt in einen Sitzungssaal zu gehen. Sie werden vielleicht feststellen, dass dies jedem im Unternehmen ermöglicht, die Ideen, die er benötigt, leichter voneinander zu bekommen.
Während ein Sitzungssaal ein guter Ort ist, um einige Informationen zu besprechen, müssen Sie bedenken, dass es auch ein Ort ist, an dem Menschen sehr defensiv werden können. Sie haben möglicherweise das Gefühl, dass ihre Meinungen gehört werden, und sie haben möglicherweise das Gefühl, dass sie ihren Standpunkt nicht klar zum Ausdruck bringen. In diesem Fall möchten Sie möglicherweise einen anderen Ort für die Diskussion suchen, z. B. eine Telefon- oder E-Mail-Liste.
Fragen Sie sie nach ihrer Meinung sowie nach eventuellen Bedenken.
Eine andere Sache, die Sie berücksichtigen sollten, bevor Sie an Besprechungen im Sitzungssaal teilnehmen, ist, dass es schwierig sein kann, die richtige Etikette für das Projektmanagement zu kennen. Wenn sich alle in einem Raum versammeln, um ihre Gedanken zu besprechen, kommt es unweigerlich zu Meinungsverschiedenheiten, und es ist wichtig, dass Sie sicherstellen, dass jeder das richtige Protokoll versteht, wenn es um den Umgang mit Menschen mit unterschiedlichen Ansichten geht.
